Fórum pro uživatele kancelářského balíku OpenOffice | LibreOffice
 

#1 28. 6. 2017 15:02:50

MDa
Člen
Registrace: 28. 6. 2017
Příspěvků: 4

BASE DTB ke čtení v excelu

Zdravím všechny,
potřeboval bych nějakým způsobem vyřešit systém evidence zakázek ve firmě. Prozatím používáme samozřejmě excel, jelikož frčíme na MS office a chybí nám Access. Nicméně chtěli bychom vést data cca takto:

- databáze odběratelů (firma, adresa fakturační, adresa provozovny, kontaktní informace,...)
- databáze kontaktů (osoba zaměstnaná u firmy z databáze odběratelů, může být více osob jedné firmy)
- databáze zakázek (přiřazeno číslo zakázky, odběratel, kontaktní osoba a podle nich adekvátní kontakty + další podrobnosti)

V excelu toto vše funguje...mám provázané seznamy a oblasti dat, tak aby se doplňovaly buňky automaticky, aby se dalo vše filtrovat a tisknout v nějakém přehledném formátu atd.

ALE...je to dost těžkopádné řešení a zejména - s větším množstvím dat cca 1000řádků x 20sloupců a všemi možnými vzorci, seznamy, podmíněným formátováním a názvy sekcí se stává excel pomalu nepoužitelný - pomalý.
Zároveň jsou data jako odběratelé a kontakty duplikovaná mnohokrát, ale nikde nevytvořím seznam bez duplicit.

Takže konečně dotaz... V "BASE" LZE JISTĚ TAKOVOU DATABÁZI VYTVOŘIT A POHODLNĚ DO NÍ ZAPISOVAT POMOCÍ FORMULÁŘŮ, VYTVOŘIT TISKOVÉ SESTAVY ATD. LZE VŠAK TUTO DATABÁZI NĚJAKÝM ZPŮSOBEM PROPOJIT SE SEŠITEM, KTERÝ OTEVŘOU KOLEGOVÉ V EXCELU?

MODELOVÁ SITUACE:
- já a kolega zadáváme data do databáze
- ostatní zbytek firmy s nimi pracuje nejlépe v excelu - používají filtry, tisknou
- mohli by upravovat pouze určené buňky (např. termín dodání)
- pokud nastanou změny v BASE databázi - excel při novém otevření tyto zaznamená

Databázové systémy neznám, tak nevím zda je toto možné. Děkuji předem za pomoc

Offline

#2 28. 6. 2017 16:15:15

neutr
Člen
Registrace: 8. 3. 2007
Příspěvků: 2,229

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Toto by mohlo fungovat avšak problém s Accessem se musí obejít. Píšete že Access nemáte. Ono existuje rozšíření Access2Base které umí konverzi. Tedy osobně s tím zkušenost nemám i když i to bych jednou chtěl otestovat. Takže jde o to aby Excel uměl načíst nějaký druh databáze který umí i Base. V Calcu jsou na to filtry ale u nevím jak je to řešené u Excelu. V každém případě by měl umět CSV, respektive načíst externí databázi. Možná MySql, Firebird a nebo dBase.


     Jde o to, že Base spolkne data a dá jim svoje koncovky - a to bude problém pokud nebude mít Excel filtr. Ovšem lze použít také sešity odt a pracuje se s nimi regulárně jako s každou jinou databází. Takže Sešit ODT by Excel měl umět načíst pokud je novější verze. Pochybuji že by to uměl Excel 2007. Nemám otestováno zda by šlo použít jako databázi přímo formát xls. ale to se dá zjistit snadno.


     Databáze může dělat exporty do CSV, dbf, txt pokud by to nešlo lépe. Je to zajímavá myšlenka a tak se nad tím zamyslím. Předpokládám, že ačkoliv nemáte přímo Access, tak Access2Base by měl Access zasuplovat a z Base vyplivnout soubory Accessu. Jak jsem ale uvedl prakticky s tím nedělám a primárně bylo toto rozšíření vytvořeno pro načtení Accessu do Base. Excel by to měl umět načíst v pohodě.


     Píšete že Vaše řešení je už těžkopádné. Těžko říct co tím myslíte - dobu odezvy? Teoreticky by měl být Excel svižnější nežli Calc a já v Calku běžně užíván stovky tisíc buněk. Trik je v tom, že se načítá makry ze zavřených souborů. K těžbě používám něco jako parser. Ovšem podobně se to dělá v XML nebo i CSV databázích. Nemusí to být soubory spravované přímo pomocí Base. Dialogy lze snadno (a hezčí) udělat v Calcu.
     CSV umí Excel stejně tak XML. Takže nějaké řešení se jistě najde a možná i tak jak si představujete. Něco bych ale potřeboval vědět. - Jaké máte v Excelu importní filtry. Používali jste externí sešit Excelu, nebo byly databáze v tom sešitu který spojoval data dohromady? Ono je to možné pomocí vzorců obojí.
     Možná jde jenom o maličkost - vytvořit roletku předvýběru podle počátečního písmena. Potom seznamy obsahují mnohem méně údajů pro listování. Zase ale nevím jestli je problémem právě to že je mnoho záznamů a roletka je nepřehledná.


Pokud je Váš problém vyřešen, označte prosím svůj příspěvek za "VYŘEŠENÝ"
Zlepšíte tak orientaci na fóru při vyhledávání řešení problémů
JAK OZNAČIT TÉMA ZA VYŘEŠENÉ

Offline

#3 28. 6. 2017 16:57:25

neutr
Člen
Registrace: 8. 3. 2007
Příspěvků: 2,229

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Napadlo mne zeptat se známého. Excel 2007 umí načíst dBase, ale i text (txt, csv) a dokonce text OpenOffice. Novější verze by měly umět i calc. Samozřejmě umí ODBC takže bych si tipnul že to půjde tak jak si představujete a bez Accessu. Problém může být s kódováním češtiny ale to by se mělo vyřešit.


     Mne by spíš zajímalo co je na tom Vašem systému těžkopádné. Excel umí načíst externí data a s nějakým počtem 200000 buněk by neměl být problém v rychlosti. On totiž problém s velikostí počtu zůstane i když to bude v databázi kterou Excel načte. Relativně se usnadní život tomu kdo bude zadávat do databáze. Ale obsluha databáze není úplně snadnou záležitostí. Někdo Vám ji musí postavit a provázat zejména pokud nemáte předchozí zkušenosti.


Pokud je Váš problém vyřešen, označte prosím svůj příspěvek za "VYŘEŠENÝ"
Zlepšíte tak orientaci na fóru při vyhledávání řešení problémů
JAK OZNAČIT TÉMA ZA VYŘEŠENÉ

Offline

#4 29. 6. 2017 09:23:13

MDa
Člen
Registrace: 28. 6. 2017
Příspěvků: 4

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Přesně jak píšete, jde o to, aby excel uměl číst databázi BASE - v excelu bychom si to upravili dle požadavků pro filtr, tisk atd.
Base by byl pro zadávání a správu dat (kvůli tomu aby nebyly duplikovány kontakty a firmy a pouze se přiřazovaly novým zakázkám, případně vznikl nový kontakt, pokud neexistuje) - Excel potom pro prohlížení a tisk. To byla ta včerejší myšlenka...

Nemůžu tady nasdílet Excel s daty bohužel, nicméně pokusím se ještě popsat podrobněji co mám momentálně v sešitu.

Kartu se jmény a informacemi o kontaktní osobě a firmě, kartu s krátkými seznamy (do rozevíracích seznamů - naši zaměstnanci, statusy zak.,...) kartu pro zadávání zakázek a kartu pro prohlížení zakázek - pro ostatní naše zaměstnance a pro tisk.

Pro to abychom co nejméně informací vepisovali znovu a používali již údaje, které máme (firmy, kontakty, jejich maily, telefony atd.) používám často rozevírací seznamy, dynamicky pojmenované oblasti a jelikož je při množství dat tento seznam nepřehledný, tak jsou zde normální i maticové vzorce, které při zadávání postupně prohledávají data a zužují možné další zadání (např. navrhují firmy). Třeba podle příjmení kontaktu (pan Novák - a v další buňce vybírám už jen z pár firem, kde pracuje nějaký pan Novák) - vzorce prohledávají list "adresář" a do rozevíracího seznamu mi dají nalezené firmy).

Podle toho co jsem našel na webu mi tento sešit nejspíš zpomaluje větší množství vzorců a také podmíněné formátování tabulky pro prohlížení (aby byla při vytisknutí vůbec nějak čitelná a přehledná), použítí průřezů pro filtrování tabulky apod. úpravy.

Vše mám v jednom sešitu - když totiž zadávám novou zakázku a není založen kontakt - upozorní mě na to ověření dat - překliknu na list adresář a vyplním novou osobu - překliknu zpět a vypíšu příjmení, vyberu firmu z nabídnutého seznamu a zbytek info o kontaktu se doplní pomocí hledání a vzorců(email, tel. adresy).

Mít všechny data ve zvláštních sešitech odkud čerpám mi přišlo složité. Pochopil jsem ale správně, že to by mohla být cesta jak nezatížit sešit příliš a udržet ho "rychlý"? Soubor měl totiž 69 MB (excel 2013 a soubor .xlsm) a otvírání už zabralo věčnost, ukládání a zadávání taky. Po uložení do binary formátu .xlsb se zmenšila velikost souboru na 6 MB a zrychlilo se to, ale když budou další data přibývat tak nevím jak dlouho to vydrží.

Teoreticky bych mohl udělat nějaký formulář, který by po vyplnění zadal data do externího sešitu a prohlížel a zadával bych tedy vše z jednoho sešitu a většina by byla uložena někde v jiném sešitu?
Vyzkouším nejspíš nejdřív ještě tohle, data rozdělit do více sešitů, než budu zkoušet sestavovat od začátku novou databázi v BAse a pokoušet se zkombinovat 2 softwary dohromady.

Offline

#5 29. 6. 2017 09:51:12

neutr
Člen
Registrace: 8. 3. 2007
Příspěvků: 2,229

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Ano souhlas - to je rozumné. jenom bych dodal, že se data dají dobře těžit makry. Takže zrychlení by šlo například tak, že se například data rozdělí podle abecedy do samostatných sešitů. Makry se udělá seznam který se běžně nazývá "indexace" pro zrychlení vyhledávání. To by se dalo postavit v Calcu tak aby seznamy načetl Excel. Moje představa je taková že se do seznamů provážou indexy podobně jako v databázi. Potom Už to může řešit roletka (konsolidace dat) nebo filtr.
     Základní indexy by byly například pro osobní jména, firmy, obor - druh dodávky a podobně. Excel by načítal indexy podle předvýběru s tím že získává všechny vazby. Například Nováků bude 5 a ten správný po výběru zařadí index firmy, adresu a podobně. Opačně vý běr firmy vyplivne všechny kontaktní osoby a kontakty. Když bude potřeba profese najdou se firmy se kterými se už něco dělalo ap. Zadávání klasicky dialogy tak aby struktura sama provedla vazby a případě dotazy na uřesnění.
     V podstatě si vytvoříte databázovou strukturu bez databáze a může to být libovolně rozsáhlé - například poznámky, ceny, subdodávky, nákupy v oblasti práce a podobně. Celý problém čtení z externích sešitů je dán propojením z Excelu kde Vám asi moc nepomohu i když by to mělo být dost podobné. Můžu ale postup udělat v Calcu, uložit do xls (myslím jen verze 2007) a Vám zbyde otestovat v MSO popřípadě upravit.


Pokud je Váš problém vyřešen, označte prosím svůj příspěvek za "VYŘEŠENÝ"
Zlepšíte tak orientaci na fóru při vyhledávání řešení problémů
JAK OZNAČIT TÉMA ZA VYŘEŠENÉ

Offline

#6 29. 6. 2017 10:51:58

MDa
Člen
Registrace: 28. 6. 2017
Příspěvků: 4

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Když by se Vám podařil nějaký vzor, který by fungoval v Calcu tak bych ho rád prozkoumal a zkusil pak v MSO. TO co píšete s makry a indexací je přesně, co bych potřeboval, dle výběru, že to nabídne odpovídající firmu nebo jméno. Bohužel nejsem však v makrech zběhlý (1 semestr VBA, který jsem už dávno zapomněl je málo :-D). Tak to všechno mastím pomocí vzorců, přestože vím, že to makry bude jednodušší - leč studovat makra a učit se je bohužel v práci nestíhám :-(

Offline

#7 29. 6. 2017 11:07:43

neutr
Člen
Registrace: 8. 3. 2007
Příspěvků: 2,229

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Dobrá ale potřeboval bych vzory Vašich dat. Konkrétně co jde vedle sebe v řádku (nebo sloupci). Například Firma, ulice, č.p. PSČ jména - jak je vedete pod sebou nebo vedle sebe a podobně. Když to postavím tak aby to chodilo ve správné struktuře. Už jsem dělal dost podobných věcí ale potřebuji detailní specifikace. Nemusí to být ostrá data ale něco co je věrně napodobuje i s různými odlišnostmi.
     Pokud uvažujete o větším počtu datbází tak udělejte vzory i když je ještě nepoužíváte. Dále je potřeba také datail zda se to má heslovat - popřípadě pro kolik uživatelů, adminů a správců...
     Vlastní provedení makra není žádný velký problém ale je potřeba umět nastavit adresáře a podobně. Mám to celkem zmáklé ale vím že nikdy jsem nedostal kompletní podklady - vždy dojde ke změně.


Pokud je Váš problém vyřešen, označte prosím svůj příspěvek za "VYŘEŠENÝ"
Zlepšíte tak orientaci na fóru při vyhledávání řešení problémů
JAK OZNAČIT TÉMA ZA VYŘEŠENÉ

Offline

#8 29. 6. 2017 11:17:48

MDa
Člen
Registrace: 28. 6. 2017
Příspěvků: 4

Re: BASE DTB ke čtení v excelu

Během zítřka se pokusím vytvořit mustr a poslat. Děkuji mnohokrát za snahu.

Offline

Zápatí