Přesně jak píšete, jde o to, aby excel uměl číst databázi BASE - v excelu bychom si to upravili dle požadavků pro filtr, tisk atd.
Base by byl pro zadávání a správu dat (kvůli tomu aby nebyly duplikovány kontakty a firmy a pouze se přiřazovaly novým zakázkám, případně vznikl nový kontakt, pokud neexistuje) - Excel potom pro prohlížení a tisk. To byla ta včerejší myšlenka...
Nemůžu tady nasdílet Excel s daty bohužel, nicméně pokusím se ještě popsat podrobněji co mám momentálně v sešitu.
Kartu se jmény a informacemi o kontaktní osobě a firmě, kartu s krátkými seznamy (do rozevíracích seznamů - naši zaměstnanci, statusy zak.,...) kartu pro zadávání zakázek a kartu pro prohlížení zakázek - pro ostatní naše zaměstnance a pro tisk.
Pro to abychom co nejméně informací vepisovali znovu a používali již údaje, které máme (firmy, kontakty, jejich maily, telefony atd.) používám často rozevírací seznamy, dynamicky pojmenované oblasti a jelikož je při množství dat tento seznam nepřehledný, tak jsou zde normální i maticové vzorce, které při zadávání postupně prohledávají data a zužují možné další zadání (např. navrhují firmy). Třeba podle příjmení kontaktu (pan Novák - a v další buňce vybírám už jen z pár firem, kde pracuje nějaký pan Novák) - vzorce prohledávají list "adresář" a do rozevíracího seznamu mi dají nalezené firmy).
Podle toho co jsem našel na webu mi tento sešit nejspíš zpomaluje větší množství vzorců a také podmíněné formátování tabulky pro prohlížení (aby byla při vytisknutí vůbec nějak čitelná a přehledná), použítí průřezů pro filtrování tabulky apod. úpravy.
Vše mám v jednom sešitu - když totiž zadávám novou zakázku a není založen kontakt - upozorní mě na to ověření dat - překliknu na list adresář a vyplním novou osobu - překliknu zpět a vypíšu příjmení, vyberu firmu z nabídnutého seznamu a zbytek info o kontaktu se doplní pomocí hledání a vzorců(email, tel. adresy).
Mít všechny data ve zvláštních sešitech odkud čerpám mi přišlo složité. Pochopil jsem ale správně, že to by mohla být cesta jak nezatížit sešit příliš a udržet ho "rychlý"? Soubor měl totiž 69 MB (excel 2013 a soubor .xlsm) a otvírání už zabralo věčnost, ukládání a zadávání taky. Po uložení do binary formátu .xlsb se zmenšila velikost souboru na 6 MB a zrychlilo se to, ale když budou další data přibývat tak nevím jak dlouho to vydrží.
Teoreticky bych mohl udělat nějaký formulář, který by po vyplnění zadal data do externího sešitu a prohlížel a zadával bych tedy vše z jednoho sešitu a většina by byla uložena někde v jiném sešitu?
Vyzkouším nejspíš nejdřív ještě tohle, data rozdělit do více sešitů, než budu zkoušet sestavovat od začátku novou databázi v BAse a pokoušet se zkombinovat 2 softwary dohromady.